M+ gik fra manuelle arbejdsgange til automatiseret flow med mærkbar effekt

Hvor starten AI-processen?

Mange virksomheder ser i dag et stort potentiale i at bruge AI til at effektivisere deres arbejdsgange, men er samtidig i tvivl om, hvor de skal starte, og hvad der faktisk giver værdi i praksis.

Det var også situationen hos M+, en af landets førende ejendoms- og investeringskoncerner.
Her havde Digital Business Developer Uffe Lindencrone Faarvang identificeret et klart potentiale i at optimere en række interne processer i håndteringen af indgående mails og bilag.

Processen var præget af manuelt arbejde, gentagelser og flaskehalse, hvor information først skulle gennem flere hænder, før den kunne behandles videre i organisationen.

Ambitionen var klar:
At skabe et mere smidigt og effektivt flow, men uden på forhånd at vide præcis, hvordan løsningen skulle se ud, eller hvor kompleks den ville blive.

Udfordringen

Hos M+ var håndteringen af indgående mails og bilag en central del af hverdagen, men også en proces præget af manuelle arbejdsgange og gentagelser. Information kom ind via forskellige kanaler og skulle gennem flere trin, før den landede det rigtige sted i organisationen.

Det betød, at medarbejdere brugte tid på at:

• Gennemgå indbakker
• Sortere og vurdere indhold
• Sende information videre til de rette systemer og enheder

Den manuelle håndtering skabte flaskehalse i arbejdsgangene, hvor opgaver skulle afvente, at nogen fik behandlet og videresendt data. Samtidig var processen sårbar over for fejl og forskelle i, hvordan opgaver blev løst på tværs af organisationen.

Kort sagt:
En nødvendig proces, men også en tidskrævende og ressourcebelastende opgave, som tog fokus fra mere værdiskabende arbejde.

Kontakt og proces

Med et klart billede af udfordringen, men uden idé om en færdig løsning, tog Uffe Lindencrone Faarvang fat i netIP. Kontakten opstod enkelt og uformelt. Uffe skrev direkte til en af konsulenterne i Business Service på Teams med en idé og en nysgerrighed på, om processen kunne gøres smartere. Derfra gik det hurtigt.

Gennem en tæt dialog blev udfordringen konkretiseret, mulighederne afklaret, og allerede tidligt i forløbet begyndte konturerne af en løsning at tage form.
I stedet for lange afklaringsfaser og komplekse forløb blev der arbejdet fokuseret med udgangspunkt i en konkret problemstilling.

Resultatet var en proces, hvor der var kort afstand fra første kontakt til en løsning, der kunne implementeres og skabe værdi i praksis.

Løsningen

Ved at kombinere Microsoft Azure AI Foundry og Microsoft Power Automate har vi automatiseret M+'s håndtering af indgående mails og bilag.

Løsningen identificerer og forstår indholdet i dokumenter, klassificerer data automatisk og sender det videre til de rette systemer – helt uden manuel indgriben.

Resultatet er et effektivt AI-understøttet workflow, der fjerner flaskehalse og sikrer hurtig og korrekt behandling af data.

• Power Automate bruges til at:
• Opfange indgående mails og dokumenter
• Sætte automatiske workflows i gang
• Sikre at informationen bliver sendt videre til de rette systemer og processer
  
  
• Azure AI Foundry anvendes til at:
• Analysere og forstå indholdet i mails og bilag
• Identificere relevante data og kategorisere dem korrekt
• Understøtte automatiske beslutninger i processen

Resultatet

Med den nye løsning har M+ fået en langt mere sammenhængende og effektiv håndtering af indgående mails og bilag.

Tidligere krævede processen manuel gennemgang, sortering og videresendelse, før information nåede frem til de rette systemer og personer. I dag sker store dele af dette automatisk. Indholdet bliver identificeret, forstået og klassificeret, hvorefter det sendes videre i det korrekte workflow uden unødige mellemled. Det har skabt et markant bedre flow i hverdagen.

Flaskehalse er reduceret, og afhængigheden af, at enkelte medarbejdere manuelt får behandlet og flyttet information, er blevet mindre. Samtidig er arbejdsgangene blevet mere ensartede og mindre sårbare over for fejl.

For medarbejderne betyder det, at tiden i højere grad kan bruges på opgaver, der kræver faglig vurdering og skaber reel værdi frem for gentagende og administrative opgaver.

Selvom løsningen stadig er i en relativt tidlig fase, er værdien allerede tydelig:
En mere smidig hverdag, hurtigere behandling af data og en organisation, der er bedre rustet til at arbejde effektivt med store mængder information.

Kort sagt har M+ taget et konkret skridt mod at bruge AI der, hvor det giver mest mening, og hvor effekten kan mærkes med det samme.

Klar til at tage næste skridt?

Hos netIP tror vi på, at AI ikke behøver at starte som et stort, komplekst projekt.
Ofte begynder det med en konkret udfordring – og en enkel idé om at gøre noget smartere.

Som casen med M+ viser, kan vejen fra tanke til handling være kort, hvis man tager udgangspunkt i en reel problemstilling og arbejder tæt sammen om løsningen.